Блог

Управление запасами в сфере общественного питания - важная часть эффективного управления. Она помогает обнаружить расхождения между фактическим количеством продуктов и данными учетной системы, позволяет устранить слабые места в работе заведения, определить расходы, остатки и потребности в закупках.

Причины расхождений могут быть различными: ошибки при внесении данных, неправильные технологические карты, продукты которые выкинули в связи с истекшим сроком годности, незаписанные списания или скрытые ошибки сотрудников.

Как обеспечить правильный складской учет в общепите?

Это важный вопрос, поскольку точный и актуальный учет товаров и материалов является ключевым фактором для эффективного управления запасами и предотвращения потерь. Вот несколько рекомендаций, которые помогут обеспечить правильный складской учет:

Регулярное проведение инвентаризации

Осуществляйте проверку не реже одного раза в месяц, это позволит узнать, есть ли расхождения между фактическим количеством продуктов на складе и данными в учетной системе.

Исходя из нашего опыта, мы настоятельно рекомендуем нашим клиентам выбрать 10-15 ключевых позиций, которые требуют особого контроля, и каждые 3 дня формировать отчет о движении товаров по складу. Контроль и своевременное реагирование на изменения в остатках этих продуктов поможет избежать возможных расхождений и воровства. Этот подход позволит провести инвентаризацию в конце месяца более качественно и эффективно. 

Найти этот отчет можно в разделе «склад» - «отчеты»

Отчет по движению товаров на складе в программе Dooglys.

Точность внесения данных в программу учета

Это является очень важным аспектом при проведении инвентаризации. Ошибки или задержки в регистрации складских операций, таких как поставки, списание и оприходование, могут привести к неточностям и расхождениям в учете товаров на складе.

Поэтому рекомендуется осуществлять внесение операций в программу учета немедленно, по возможности в день их осуществления. В случае, если операции не были зарегистрированы вовремя, необходимо обязательно выполнить это перед проведением инвентаризации и тщательно проверить корректность внесенных данных.

Фиксация проведения инвентаризации в программе

Требуется составить инвентаризационную опись, в которую следует внести все товары и материалы, находящиеся на складе в момент проведения проверки.

Так же важно что бы рабочая группа выполняла пересчет, придерживаясь строго определенной последовательности - либо слева направо, либо справа налево. Такой подход гарантирует исключение возможности пропуска каких-либо предметов и обеспечивает полную фиксацию всех данных в описи.

В Dooglys результаты подсчета можно вносить прямо в приложение на планшете, что позволяет автоматически отразить данные инвентаризации в учетной системе, без необходимости переносить их из бумажной описи. Это упрощает и ускоряет процесс инвентаризации, а также снижает вероятность ошибок и расхождений в данных. Функция автоматического заполнения бланка инвентаризации в Dooglys позволяет быстро и точно заполнить документ всеми товарами, обновить информацию об остатках и закупочных ценах. Такой функционал значительно улучшает эффективность инвентаризации.

Инвентаризационная опись в программе Dooglys.

Проверка и исправление ошибок

Если остатки товаров или материалов не сходятся, следует проверить правильность заполнения технических карт, использовать отчеты по движению для проверки перемещения товаров по складу и обновить остатки перед проведением документов инвентаризации.

В ходе учетных операций иногда возникают ситуации, когда один и тот же продукт фигурирует в системе под разными наименованиями. Это может вызвать расхождения в учете, поскольку часть продукта может быть отражена в системе под одним наименованием, а другая часть - под другим. Для того чтобы решить эту проблему, необходимо провести тщательный анализ учетной базы с целью выявления дубликатов. В случае обнаружения, следует объединить все записи в одну, далее, необходимо проверить технологические карты, в которые входил данный продукт, и внести соответствующие исправления, установив правильное наименование.

Работа с актами выпуска 

Для правильного учета производства продукции необходимо создать акт выпуска, указав, что товары или полуфабрикаты производятся путем выпуска. Заполнение документа "Производство продукции" с указанием нужных товаров и количества, а также документирование производства или выпуска продукции, также являются важными шагами.